บทที่9

บทที่ 9 เตรียมความพร้อมในการนำเสนอและการจัดพิมพ์

จุดประสงค์ของการเรียนรู้      

1.ผู้เรียนสามารถเลือกวิธีการนำเสนองานได้อย่างเหมาะสม

          2.ผู้เรียนมีเทคนิคความพร้อมในการนำเสนองาน

เลือกว่าจะนำเสนอแบบใด

ในโปรแกรม PowerPoint เราสามารถเลือกรู)แบบการนำเสนอได้ 3 แบบ ดังนี้

แบบที่ 1 โดยผู้ที่บรรยายแบบเต็มหน้าจอ ( Presented by speaker) หากเลือกรูปแบบที่ผู้อ่านจะพบผลลัพธ์ การนำเสนอแบบเต็มหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ วีดิทัศน์อื่นๆ

แบบที่ 2 แสดงแต่ละการนำเสนอในหน้าต่าง (Browsed by an individual) เป็นวิธีการนำเสนอในแบบที่แบบหน้าต่างวินโดว์ ขณะนำเสนอสามารถสลับไปทำงานกับโปรแกรมได้ อนุญาตให้เราก็อปปี้สไลด์ และสั่งพิมพ์นำเสนอ

แบบที่ 3 ตู้แสดงข้อมูลเต็มหน้าจอที่ป้องกันการแก้ไข (Browsed at a kiosk) เป็นวิธีการนำเสนอที่ผู้อ่านเลือกรูปแบบนี้ จะพบผลลัพธ์การนำเสนอ แบบเต็มจอภาพ เช่นเดียวกับวิธีแรกแตกต่างกันตรงที่ไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ในขณะนำเสนอ วิธีนี้จึงเหมาะสมกับการนำเสนอด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้หน้างาน

บันทึกเสียงพูดประกอบการนำเสนอ

          ในการนำเสนอ  นอกจากการอธิบายโดยผู้บรรยายแล้ว   เรายังสามารถบันทึกเสียงของผู้บรรยายไว้ล่วงหน้า แทนการบรรยายจริงได้อีกด้วย  โดยประโยชน์ของการอัดเสียงพูกประกอบการนำเสนอมีดังต่อไปนี้

          - การนำเสนอในอินเตอร์เน็ต   เนื่องจากเราไม่สามารถพูดบรรยายข้อความในอินเตอร์เน็ตได้ตนเอง การบันทึกพูดเสียงในสไลด์จึงเป็นวิธีการหนึ่งที่นิยมใช้ในการนำเสนอทางอินเตอร์เน็ต

       - การนำเสนอแบบอัตโนมัติ  เป็นงานนำเสนอที่สามารถดูได้อย่างเดียว ไม่มีผู้ควบคุมหรือผู้บรรยาย  เมื่อผู้ชมเดินผ่านไปมาก็สามารถแวะชมงานนำเสนอการบันทึกเสียงล่วงหน้าไว้อีกส่วนหนึ่ง   ซึ่งเพิ่มความน่าสนใจให้แก่งานนำเสนอประเภทนี้ไดอย่างมาก เช่นเดียวกัน

เชื่อมระหว่างสไลด์ด้วยปุ่มปฎิบัติการ

           การนำเสนอโดยปกติจะมีการเรียงลำดับการแสดงสไลด์ที่แน่นอน เช่น เริ่มนำเสนอจากแผ่นที่ 1,2,3,…, ต่อเนื่องหันไปตามลำดับ  แต่ในบางครั้งระหว่างการนำเสนอจริง  ลำดับการแสดงสไลด์อาจไม่ไปตามลำดับที่เตรียมไว้แต่แรก  เช่น จากแผ่นที่ 1กระโดดข้ามไปยังแผ่นที่ 4 เป็นต้น

วิธีสร้างปุ่มปฎิบัตการ

สร้าง Hyperlink เชื่อมโยงไปยังเว็บเพจ

           นอกจากจะกำหนดให้มีการเชื่อมโยงระหว่างสไลด์ด้วยปุ่มปฏิบัติการแล้ว  เรายังสามารถเชื่อมโยงสไลด์กับเว็บเพจได้อีกด้วย   โดยเรียกการเชื่อมโยงไปยังเว็บเพจนี้ว่า Hyperlink   แปลเป็นภาษาไทยว่า การเชื่อมโยงหลายมิติ )  โดยมีขั้นตอนดังนี้

การซ่อนสไลด์ที่ไม่ได้ใช้

           สำหรับสไลด์ที่ไม่ไดใช้ เราสามารถซ่อนสไลด์แผ่นนั้นไว้ชั่วคราว  ซึ่งหมายความว่าในขณะนำเสนอสไลด์แผ่นที่ถูกซ่อนจะไม่ปรากฏให้ผู้ฟังเห็น  วิธีการซ่อนสไลด์มีขั้นตอนดังนี้

กำหนดขนาดจอภาพในการนำเสนอ

           ในการสร้างนำเสนอ  เราควรกำหนดคำนึงความละเอียดของจอภาพที่ใช้ในการนำเสนอด้วย  เพราะ ถ้าขนาดของสไลด์ที่เราเตรียมไว้แตกต่างจากจอภาพที่ใช้ในการนำเสนอ  ภาพที่ปรากฏบนสไลด์ก็จะ ผิดเพี้ยนไปจากที่เตรียมไว้ เช่น หากงานนำเสนอที่เตรียมไว้แบบธรรมดา (4:3)แต่ต้องนำเสนอกับจอภาพ แบบ Widescreen (16:9 ) ภาพที่ปรากฏจะถูกยืดออกทำให้ดูไม่สวยงาม เป็นต้น

           ด้วยเหตุผลข้างต้น PowerPoint  2010 จึงอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถกำหนดขนาดงานนำเสนอให้เหมาะสมกับความละเอียดของจอ

บันทึกย่อสำหรับผู้บรรยาย

           ข้อความในสไลด์ส่วนใหญ่จะเป็นหัวข้อหลักๆเท่านั้น ไม่ได้กล่าวถึงข้อมูลในเชิงลึก  จึงเป็นหนึ่งหน้าที่ของผู้บรรยายใจความ  และอธิบายรายละเอียดต่างๆให้ผู้ฟังเข้าใจ นั่นหมายความว่า ผู้บรรยายจะต้องเข้าใจในสไลด์ในทุกๆแผ่นเป็นอย่างดี

เอกสารที่จำเป็นสำหรับการนำเสนอ

           ในการนำเสนองานในเนื้อหาจำนวนมาก  ผู้บรรยายจะต้องมีการบันทึกย่อสำหรับเตือนความจำ  เพื่อที่ในขณะนำเสนอจริงจะได้ไม่ลืมนำเสนอสาระสำคัญไป

-สไลด์ (  Slide  )

          เราสามารถพิมพ์สไลด์ที่ได้สร้างไว้ลงบนกระดาษ  โดยกำหนดจะให้พิมพ์แบบสีปกติ หรือแบบสีขาว-ดำ นอกจากนั้นผู้ใช้สามารถเลือกพิมพ์แบบไม่มีพื้นหลังหรือแบบประหยัดหมึก

-เอกสารประกอบคำบรรยาย  ( Handouts )

          ในงานนำเสนอทั่วไปแล้ว  จำเป็นต้องมีเอกสารประกอบคำบรรยายแจกให้แก้ผู้ฟัง  เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจรายละเอียดและสามารถติตามเนื้อหาในระหว่างการบรรยายได้ทันที  ภายในเอกสารประกอบคำบรรยายจะประกอบไปด้วยรูปสไลด์แผ่นเล็กๆซึ่งมีพื้นที่ว่างสำหรับจดบันทึกสาระสำคัญที่ได้ฟังการบรรยาย

-บันทึกย่อ (Note )

บันทึกที่เราได้บันทึกไว้ในสไลด์ทุกแผ่นๆเราสามารถนำข้อความเหล่านี้มาจัดพิมพ์ลงบนกระดาษ  สำหรับให้ผู้บรรยายได้อ่านทบทวนก่อนการบรรยายได้อ่านทบทวนก่อนการบรรยาย เพื่อความถูกต้องและแม่นยำ

-พิมพ์หัวข้อที่เป็นเค้าร่าง (Outline )

          ในการสร้างงานนำเสนอแบบมืออาชีพ  มักจะสร้างจากเค้าร่างคือ เริ่มจากการนำเสนอหัวข้อทีละหัวข้อ  มีการจัดลำดับ  ความสำคัญ มีการเรียงลำดับหัวข้ออย่างเหมาะสม  การตรวจสอบงานนำเสนอแบบนี้เราจะตรวจสอบจากเค้าโครง โดยการจัดพิมพ์เค้าร่างลงมาบนกระดาษจะช่วยให้เราสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ง่ายกว่าบนหน้าจอคอมพิวเตอร์

การพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย (Handouts)

             ในการนำเสนอทั่วไป มักมีกาแจกเอกสารประกอบคำบรรยายก่อนการนำเสนอ ภายในเอกสารนี้จะมีรูปสไลด์ที่ใช้ในการนำเสนองาน   และอาจจะมีบรรทัดว่างๆ สำหรับให้ผู้ฟังจดบันทึกตามขณะฟังการบรรยาย

อ้างอิง  :  จีราวุธ  วารินทร์ .คู่มือ มือ office 2010. นนทบุรี:ไอดีซีฯ, (2554).